وفد يمني يطلع على تجربة السلطنة في إدارة الوثائق

[سالم الوشاحي]

قام معالي علي أحمد أبو الرجال رئيس المركز الوطني للوثائق بالجمهورية اليمنية الشقيقة بزيارة هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية بالسلطنة وكان في استقباله عدد من مسؤولي الهيئة وقد اعد له برنامج متكامل للتعرف على اهداف واختصاصات الهيئة والاعمال والإنجازات التي قامت بها في المجالات التي تخدم تنظيم وادارة الوثائق بالسلطنة.
كما تضمن جدول زيارته اعطاءه شرحا وافيا عن اعمال ومنجزات الهيئة في ارساء نظام ادارة الوثائق في الجهات الحكومية الخاضعة لقانون الوثائق والمحفوظات وجهود الهيئة في اقتناء الوثائق داخليا وخارجيا وطرق حفظها. وكذلك الجهود التي تبذلها من اجل المحافظة على الرواية الشفوية.
كما تحدث اسحاق الصقري رئيس قسم الدعم الفني في دائرة المتابعة والدعم الفني عن الية العمل في ادارة الوثائق في الجهات الحكومية ومراحل العمل التي تمر بها والنتائج المترتبة على ذلك، كما تطرق الى خصائص ومميزات هذا النظام من حيث سرعة الوصول الى الوثائق المطلوبة بكل سهولة ويسر.كما اشار الى توجهات السلطنة في ارساء منظومة إلكترونية لإدارة الوثائق بالإضافة الى دور الهيئة في متابعة تأهيل وبناء اماكن حفظ الوثائق.
بعد ذلك قام هلال الشيادي من قسم الوثائق الخاصة باستعراض الأعمال التي تقوم بها الهيئة فيما يتعلق باقتناء الوثائق الخاصة سواء بالشراء من ملاكها او الهبه للهيئة او من خلال اعطاء نسخ منها للهيئة او من خلال الوصية. وتقوم الهيئة بمعالجة تلك الوثائق من خلال ترميمها وتعقيمها، وبالتالي حفظها للذاكرة الوطنية، وذلك نظرا ما للوثائق من اهمية في حفظ تاريخ الأسر والعائلات.
ثم تحدث عبدالعزيز بن هلال الخروصي مدير مساعد بدائرة البحوث والدراسات والقائم بأعمال المدير العام للمديرية العامة للبحث وتداول الوثائق عن مشروع التاريخ الشفوي (المروي)، إذ قال: انّ هذا المشروع هو مشروع وطني كبير، يهدف إلى حفظ الذاكرة الشفوية العمانية. وتسعى الهيئة من خلال هذا المشروع إلى تحقيق غايات سامية، وأهداف نبيلة تتمثل في حفظ الذاكرة الوطنية الشفوية، وسرعة الوصول إلى الأشخاص الذين يمتلكون المعلومات والمعارف الشفوية التي تضيف رصيداً آخر للرصيد الوطني من الذاكرة المحفوظة. وذلك من خلال العمل وفق منهجية علمية دون أن تتأثر بالمتغيرات التي قد تجري في حركة الموظفين والمتعاونين. وتقوم أيضاً هذه المنهجية بالعمل على مبدأ الفريق الواحد والابتعاد عن الاجتهادات الشخصية. وسيتم لاحقاً تصنيف المقابلات بما يتلاءم مع المضمون والمحتوى اجتماعياً ،وثقافياً وسياسياً واقتصادياً .. وإلخ؛ وتفريغ المعلومات ( المقابلات ) من الصيغ الرقمية إلى مادة كتابية مطبوعة ومراجعة المادة المفرغة وتقييمها ( لغوياً وعلمياً ) من قبل لجنة مختصة، أو باحثين مؤهلين للتعامل مع نصوص المقابلات والحوارات الشفوية؛ وستعرض المادة العلمية المستخلصة من المقابلات بعد التأكد من سلامتها وجودتها وبُعدها عن كل ما يثير بواعث الخلاف أو الشقاق في المجتمع ، أو يسيئ إلى الآخرين ،سواء أكانوا أفرادا أو جماعات، أو دولا، أو الإساءة إلى العادات والتقاليد، أو مذاهب دينية وغيرها.
كما تحدث احمد الصباحي اخصائي معارض بالهيئة عن آلية العمل بقسم المعارض واهمية هذا القسم بالهيئة بما يمثله من اهمية كبرى في اعداد وتنفيذ المعارض والندوات والمؤتمرات التي تقيمها الهيئة داخل السلطنة وخارجها. كما تطرق الصباحي الى العملية التي يتم من خلالها طباعة الوثاق في اماكن خاصة بالهيئة وذلك لضمان بقاء هذه الوثائق بالهيئة في سرية تامة.

جريدة عمان